Über den Versuch, eine Arbeitsweise zu finden, die sich für ein örtlich und zeitlich getrenntes Team eignet. UND auch noch Freude bereiten und Sinn stiften soll.

Hallo liebe Eisfreunde!

Stellt euch eine Gruppe von Menschen vor, die sich zusammen tun, um EIN gemeinsames Ziel zu erreichen. Denen es nicht um Geld geht, nicht um Macht, nicht um Einfluss. Ein bisschen so, wie wir uns als Kinder in Gruppen zusammen gefunden haben, um gemeinsam einen Schneemann zu bauen, oder einen Straßenverkauf zu organisieren. Mit der gleichen Begeisterung, der gleichen Hingabe, aber auch allen Fähigkeiten, die wir im Laufe unseres Wachsens dazu gelernt haben. Fähigkeiten wie Geduld, Empathie, Kommunikationsskills, Durchhaltevermögen, Organisations- und Planungskompetenzen. Wie würde eine solche Gruppe von Menschen zusammen arbeiten? Und wie würde sie sich dabei fühlen?

Genau das haben wir uns auch gefragt. So zu arbeiten ist das Ziel, das wir anstreben. Auch wenn wir das bestimmt noch nicht ganz erreicht haben, so sind wir doch schon einige Zeit auf dem Weg dahin – und unserem Ziel durch viel Ausprobieren und Reflektieren ein gutes Stück näher gekommen. Wir wollen unsere Erkenntnisse mit euch teilen und euch hier unseren aktuellen Stand – Februar 2023 – vorstellen.

Die drei Säulen unseres Arbeitsprozesses

Wenn wir  unserem Alltagsgeschäft herauszoomen, sind alle Arbeitsprozesse, Meetings und Werkzeuge, die wir im Einsatz haben, letztendlich auf der Basis dreier Grundlagen gewachsen.

Die Erste ist unser Golden Circle. Er bestimmt, wie und warum wir überhaupt tun, was wir tun, und das schwingt in jeder Entscheidung mit, die wir treffen.

Die Zweite ist Agilität – eines dieser aufgeladenen Buzzwords. Was wir darunter verstehen?
Wir gehen davon aus, dass wir nicht alles wissen und in einer komplexen Welt leben, weshalb nicht alles von Anfang an planbar ist. Die einzige Lösung ist also, in regelmäßigen Abständen inne zu halten, zu reflektieren, ob wir uns noch auf dem richtigen Pfad befinden und bei Bedarf nachzusteuern.

Und die dritte Grundlage ist die Hierarchielosigkeit. Bei Eis zum Frühstück soll Macht so breit verteilt werden wie nur möglich – sowohl formelle als auch informelle. Gleichzeitig soll sie sich nie festfahren – weshalb wir Macht ständig neu vergeben.

Das ist natürlich alles erstmal super abstrakt. Deshalb erzählen wir dir jetzt, was diese drei Grundlagen genau für uns bedeuten, und welche konkreten Prozesse wir für unsere Arbeit abgeleitet haben.

Grundlage 1: Unser Golden Circle

Siehe auch Warum wir tun was wir tun

Unser „Golden Circle“, frei nach Simon Sinek’s „Start With Why“, ist die gemeinsame Basis, die uns als Team vereint.
Mit dem Golden Circle meinen wir ein Modell, das aus drei ineinander liegenden Kreisen besteht: Ganz innen steht das “Why”, der Grund, warum wir zusammen arbeiten. Dieser Kreis wird umschlossen durch das “How” – die Werte und Schwerpunkte, die wir bei jedem unserer Arbeitsschritte unbedingt anwenden. Und ganz außen liegt das “What”, die ganz konkreten Dinge, die wir tun.
In unserem allerersten Treffen zu fünft haben wir diesen Circle erarbeitet. Uns war grob klar, worum es bei unserer Unternehmung geht, aber es schien uns wichtig, das einmal in Worte zu fassen und auszudefinieren. Im Nachhinein super wichtig, denn erst dadurch ist uns auch bewusst geworden, dass wir hier Spannungen im Team haben – der Fokus liegt nicht bei allen im gleichen Bereich. Das hier ist übrigens unser „Why“, der Grund, warum wir zusammen arbeiten:

Wir wollen Sinn und Freude im Arbeiten finden & Menschen auf ihrem Weg dorthin unterstützen.

Im nächsten Schritt haben wir unsere gemeinsamen Werte definiert. Also WIE wir arbeiten wollen, wie wir dieses Ziel erreichen wollen. Wir haben gemerkt, dass das „Wie“ der Teil unseres Golden Circle ist, der den größten Einfluss auf unsere tägliche Arbeit hat. Denn: Wir konnten bereits viele Entscheidungen leichter treffen, nachdem wir sie durch diesen „Werte-Filter“ geprüft haben. Unsere Werte sind

1. Wir gehen respektvoller mit unserer Umwelt um: Menschen & Natur
2. Wir öffnen Raum für Entwicklung & Selbstverwirklichung
3. Wir kommunizieren offen & ehrlich
4. Der Zusammenhalt steht an oberster Stelle, Alle für eine:n, eine:r für alle
5. Wir verbinden Arbeit mit “Fundivitäten”

Das wirkt sich auch ganz konkret auf unsere Arbeit aus. Ein paar Beispiele:
Wir treffen uns als Ergebnis aus der Kombination der Werte 1 & 5 alle zwei bis drei Monate gemeinsam für ein paar Tage an einem Ort, wie etwa einem Hof in den Alpen. Nicht um zu arbeiten, sondern einfach um miteinander eine gute Zeit zu haben.

Das, verbunden mit dem dritten Wert, hat zu regelmäßigen Feedbackgesprächen geführt. Dabei geht es nicht darum, einen anderen Menschen zu bewerten oder „endlich mal die Meinung zu sagen“. In unseren Feedbackgesprächen redet jede:r mit jedem / jeder, in Einzelgesprächen. Das Feedback, das wir uns geben, ist ein Geschenk. Es muss nicht angenommen werden – aber damit das Annehmen besser funktioniert, wenden wir hier strikt Methoden der Gewaltfreien Kommunikation an. Das führt zu tollen intimen Momenten und sorgt für eine tiefe Vertrauensbasis untereinander. Und gleichzeitig öffnet es uns die Möglichkeit, uns unserer Stärken bewusster zu werden und an Themen zu wachsen.
Damit der Zusammenhalt aus Wert vier konsequent umgesetzt werden kann, treffen wir die meisten unserer Entscheidungen soziokratisch, nach dem Konsent-Prinzip. Mit den richtigen Methoden haben wir die Erfahrung gemacht, dass die Entscheidungsfindung höchstens minimal länger dauert – die Entscheidungsqualität und das Teamgefühl dafür aber enorm davon profitieren. Damit nicht für jede kleine Entscheidung alle mit einbezogen werden müssen, beteiligen sich nicht immer alle Personen an jeder Entscheidung.

Grundlage 2: Agilität

Wir sind überzeugt, dass die Welt, in der wir leben, komplizierter ist als je zuvor. Allein schon dadurch ist es unmöglich, alles im Voraus zu wissen und planen zu können. Dazu kommt, dass die Welt auch noch komplex ist – viele Ereignisse sind einfach nicht vorhersehbar.

Wir glauben, dass wir diesen Widrigkeiten am besten mit einer agilen Arbeitsweise begegnen können. Darunter verstehen wir, dass wir zwar einen groben Plan aufstellen, der die Route zu unserem Ziel darstellt, aber nur die nächsten Schritte im Detail ausarbeiten. Denn Planung, die zu weit in der Zukunft liegt, ist meistens leicht am Ziel vorbei und manchmal auch voll daneben.

Außerdem bedeutet das, dass wir ständig reflektieren, was wir geschafft haben und was als nächstes kommt. Alle vier Wochen setzen wir uns zu einer Retrospektive zusammen, in der wir alles sammeln, was uns bewegt. Dinge, die uns gut gefallen haben, Dinge, die uns nicht gefallen haben, und Fragen oder Ideen, die wir haben. Dabei bleibt es nur selten rein sachlich, oft stehen Gefühle im Zentrum der Diskussion. Am Ende leiten wir dann konkrete Maßnahmen ab, die diese Spannungen angehen sollen. So kam es auch dazu, dass wir uns inzwischen einmal in der Woche zu einem digitalen Co-Working treffen. Ursache dafür war, dass wir das Gefühl eines Teams, das am gleichen Strang zieht und gemeinsam etwas reißen will, verstärken wollten.

Aber auch auf der Projektebene haben wir die Agilität in unseren Arbeitsprozess eingeflochten. Unsere Projekte dauern maximal acht Wochen – sind sie länger, müssen sie in sinnvolle, auch für sich allein stehende Teilprojekte aufgeteilt werden. Am Ende eines solchen 8-Wochen-Zyklusses reflektieren wir, was gut war, und womit wir weiter machen. Wie das konkret aussieht stell ich dir später in dem Artikel vor.

Grundlage 3: Hierarchielosigkeit

Wir wollen bei Eis zum Frühstück ganz bewusst vermeiden, Hierarchien aufzubauen. Das hat vor allem drei Gründe.

Vielfalt stärkt: Es ist unsere Überzeugung, dass Menschen, die sich gemeinsam mit ihren unterschiedlichen Erfahrungen auf Augenhöhe begegnen, sehr viel bessere Ergebnisse erzielen können als Einzelpersonen.

Individuelle Grundbedürfnisse: Wir wollen dadurch auch unsere zwei Grundbedürfnisse nach Autonomie und Verbundenheit abdecken. Verbundenheit, die durch gegenseitigen Respekt und Vertrauen in uns entsteht, uns zusammenschweißt und uns ein Gefühl von Sicherheit gibt.
Autonomie, indem wir Verantwortung und Macht auf alle Schultern verteilen. Nur dadurch haben wir das Gefühl, wirklich selbst zu entscheiden, Fehler zu machen und persönlich wachsen zu können.

Der letzte Grund ist ein reiner Effizienzgedanke: In einer komplexen Welt sollten Entscheidungen schnell getroffen werden, weil sich alles ständig und stark verändern kann. Wenn die Information über die Veränderung erst über verschiedene Hierarchiestufen transportiert werden muss, dort eine Entscheidung getroffen wird und anschließend diese Information wieder zurückfließt, hat das einige Risiken: Es dauert zu lange, bis eine Reaktion auf die Information erfolgt, die Information wird auf ihrem Weg verfälscht oder die entscheidende Person ist aufgrund ihrer Entfernung zum Thema nicht in der Lage, eine ausreichend gute Entscheidung zu treffen. Es folgt ein kurzer Exkurs in unsere Arbeitsorganisation, damit du verstehst, wie wir diese Hierarchielosigkeit bei uns einbauen.

Die EzF-Arbeitsorganisation

Bis auf wenige Ausnahmen findet unsere komplette Arbeit in Projekten statt. Die Projekte sind zeitlich in Kapiteln verortet. Aktuell dauert ein Kapitel acht Wochen.

Es beginnt mit einem Pitch-Termin. An diesem 2-stündigen Termin nehmen wir alle teil, denn hier entscheiden wir gemeinsam, welche Projekte unseren Arbeitsalltag der nächsten x Wochen bestimmen sollen.. Jede:r kann an diesem Termin ein Projekt pitchen. Für den Pitch gibt es Regeln – er darf maximal fünf Minuten dauern und muss folgende Fragen beantworten:

1. Welches Problem wird gelöst? Wo ist der Bezug zu unserem Golden Circle
2. Wie zeitlich und finanziell aufwändig ist die Lösung? –
3. Wie sieht die Lösung konkret aus? Grob skizziert.
4. Welche Risiken können dabei auftreten?

Nachdem alle Pitches vorgestellt wurden stimmen wir im Team soziokratisch darüber ab, welche der Projekte wir für die nächsten acht Wochen angehen wollen. Das gleichen wir auch damit ab, wie viel wir überhaupt erreichen können. Indem wir die in den Pitches genannten zeitlichen Aufwände über die von jeder Person mitgebrachten verfügbaren individuellen Kapazitäten legen. In einem letzten Schritt ordnet sich dann jede Person einem bis zwei Projekten zu. Jede:r kann sich also seine Aufgaben und den Gesamtarbeitsaufwand für den Zyklus selbst aussuchen. Meist gibt es daraufhin noch kleine Unstimmigkeiten in der Verteilung, die wir aber aufgrund des gegenseitigen Vertrauens und des relativ kurzen Commitments von acht Wochen schnell auflösen können.

Die Teams arbeiten in den nächsten acht Wochen selbstorganisiert. Sie haben die Verantwortung, die gepitchte Lösung auf das Problem anzuwenden, und viel Freiheit, die Lösungsskizze mit ihren eigenen Ideen zum Leben zu erwecken. Wie sie kommunizieren & ihr Projekt managen ist ihnen völlig selbst überlassen. Wir dezentralisieren damit unseren Arbeitsprozess – aber alle zwei Monate lassen wir die Ergebnisse wieder zusammen fließen und orientieren uns neu. Für uns ist das bisher ein guter Kompromiss aus Teamgefühl und effizienter Kommunikation und Organisation.

Am Ende ergeben sich drei Bauteile für unseren Arbeitsprozess: Das 8-wöchentliche Pitch Meeting, die 4-wöchentliche Retrospektive und das wöchentliche Co-Working. Dank dieser drei Elemente schaffen wir es, auch unter den erschwerten Ausgangsbedingungen, effektiv und effizient zusammen zu arbeiten. Wir müssen berücksichtigen, dass wir alle an unterschiedlichen Orten in Deutschland leben und arbeiten und außerdem mit unterschiedlich großer Kapazität an verschiedenen Zeiten für Eis zum Frühstück arbeiten. Und dabei unserem Hauptziel nachzugehen – Sinn & Freude bei dieser Arbeit zu empfinden.

Und du?

Was sind deine Gedanken & Erfahrungen zur Organisation von Arbeit? Wir sind neugierig!

Das hier vorgestellte Modell ist unser aktueller Stand, geboren aus den Erfahrungen, die wir bisher gemacht haben. Wir haben die Weisheit nicht mit Löffeln gegessen und sind uns sicher, dass es hier noch einige Verbesserungen gibt. Deshalb versuchen wir ständig, dazu zu lernen.

Was hervorragend durch Erfahrungen anderer Menschen geht 🙂

Also lass uns austauschen! Schreib uns einen Kommentar hier im Blog oder eine Nachricht per Instagram – auch dann, wenn du einfach noch etwas mehr über unsere Arbeitsweise erfahren möchtest.

Mit bananigen Grüßen
Oli von Eis zum Frühstück